校内各单位：
为了深入贯彻教育部第27号文件精神，认真执行《高等学校档案管理办法》，积极做好我校档案工作，现对校内各单位2010-2011年度档案资料的整理、归档和移交工作通知如下：
一、各单位要对归档工作给予高度重视，关心和支持兼职档案员做好本单位档案资料的收集、整理工作；单位负责人要认真把好归档资料的审核和签字关，杜绝遗漏、私自留用档案资料的现象发生，保证学校基础档案资料的连续性和完整性。
二、凡是学校在党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、财务、出版等活动中直接形成的对国家、社会和学校有保存价值的文字、图表、声像载体等不同形式的历史记录均属档案归档范围。
三、各单位兼职档案员要严格执行档案移交制度，按照学校档案工作相关规定，认真做好本单位档案资料的收集、整理、编号和录入等工作；对本单位形成的保管期限为永久、长期的归档材料应做好电子文件归档工作。
四、档案移交时间
根据《吉林农业大学档案工作文件汇编》规定，各类档案归档时间如下：
1、2010年度的党群、行政、科研、外事、出版、声像类档案及教学、设备、基建、财会类中的综合管理性文件材料，于2011年5月底前归档。
2、2011年的教学类中非综合管理类档案于本年12月末归档。
3、2011年设备、基建、产品等项目文件材料，应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。2010年因故未及时归档的，在2011年5月底前归档。
4、2009年财务档案，由财务部门保管1年，期满之后于2011年5月底前归档。
5、2011年全校性重大活动的文件材料，应在活动完成后一个月内归档。2010年因故未及时归档的，在2011年5月底前归档。
6、照片档案归档
数码照片应与纸质照片同时归档，纸质照片应附详细文字说明，反映同一场景的照片原则上只收集一张。毕业班学生合影应附对应照片位置的名单。
五、归档程序
1、各单位兼职档案员对本单位的归档材料进行收集、整理、加盖公章、分类、编号、著录。
2、由档案管理人员进行审核，合格后方可打印归档交接材料。
3、档案移交目录一式两份，案卷目录一份，均为横向打印，连同档案材料一并送档案馆，办理交接手续。
六、各类档案资料的收集、整理、归档标准及要求仍按照《吉林农业大学档案工作文件汇编》执行。
综合档案科联系人： 李 群 薛 英 史 记
电话： 84533289 84533014
档案馆
2011年4月6日